TL;DR
Le choix d'un ERP est important pour les solopreneurs et les petites entreprises. Il est essentiel de considérer la capacité d'exportation et d'importation des données pour faciliter un éventuel changement d'ERP à l'avenir. Il est recommandé de choisir un ERP qui permet d'exporter et d'importer les données essentielles, ce qui apporte de l'antifragilité à l'entreprise. Odoo est un exemple d'ERP qui offre ces fonctionnalités.
De plus en plus de solutions de gestion
De nos jours de nombreuses solutions ERP s'offrent aux entrepreneurs en particulier les solopreneurs et les petites entreprises. Suivant le cas, la ou le dirigeant(e) va prendre plus ou moins de temps pour choisir son ERP. Une fois son ERP choisi et mis en oeuvre au sein de son entreprise il ne se préocupera pas de penser à le changer avant 5 à 10 ans sauf cas exceptionnel.
Cependant, et c'est inévitable, un jour se posera la question du changement de l'ERP ou tout simplement de sa migration vers une version plus récente.
Saas ou On Premise?
Si la société est sur un ERP Saas, la question de la migration vers une version plus récente ne se posera pas. Elle est généralement automatique ou à la demande de l'entrepreneur. Toutefois si l'entrepreneur souhaite changer d'ERP c'est une autre paire de manches.
Si la société est sur un ERP on premise (installé sur ses propres serveurs) la migration devra être effectuée par l'intégrateur où la société elle-même si elle a les compétences en interne.
Vous l'aurez compris, la question du changement d'ERP est quelque chose qui fait peur aux solopreneurs et aux gérants de petites entreprises et ils ont raison. L'accélération technologique s'accentuant, des nouvelles solutions ERP sont apparues et proposent des fonctionnalités plus en phase avec la réalité du marché. Que doivent faire ces dirigeants ?
- Se jeter tête baissée vers le dernier ERP à la mode ?
- Challenger leur éditeur actuel pour qu'il développe de nouvelles fonctionnalités ?
Comment se préparer au changement ?
Nous, nous pensons qu'il faut être prêt au changement et qu'il faut désormais évaluer un ERP en sa capacité à apporter de l'antifragilité à votre société. Nous dévoilons ci-dessous des pistes qui vous permettront de considérer le changement de votre ERP plus sereinement.
Nous excluons ici les ERP métiers très spécifiques et nous nous concentrons sur le socle de base de tous les ERP à savoir :
- Le module de gestion commerciale
- Le module CRM
- Le module Achat
- Le module Comptabilité
- Le module Stock
Ce qui est pénible lors d'un changement d'ERP c'est ce qu'on appelle la reprise des données. Il s'agit d'une tâche qui n'a aucune valeur ajoutée pour l'intégrateur mais qui peut coûter très cher, jusqu'à 50% du budget de l'intégration du nouvel ERP. Donc, nous considérons que la pierre angulaire pour une entreprise pour être prête à changer d'ERP c'est de maîtriser cette partie. Comment?
Que doit posséder un ERP facilitant le changement ?
Quelque soit l'ERP que vous utilisez, ce dernier doit vous permettre d'exporter les données suivantes au format texte (csv ou Excel) :
- La liste de vos clients
- La liste de vos fournisseurs
- La liste de vos articles
- La liste de vos catégories d'article
- La liste de vos listes de prix (si vous en avez)
- Votre plan comptable
- Vos écritures comptables
- Votre balance comptable
- La liste de vos factures stockées au format Pdf
- L'inventaire de votre stock
Il faut donc être capable à tout moment d'exporter les éléments cités précédemment. Inversement votre ERP doit être capable simplement d'importer ces données.
Un progiciel de gestion qui vous permet d'exporter et d'importer ces données essentielles va apporter de l'antifragilité à votre entreprise. En effet, le jour où vous allez décider de changer de logiciel vous pourrez vous concentrer uniquement sur les avantages du nouvel ERP. Vous devenez, pour ainsi dire, indépendant de votre éditeur ou de votre intégrateur.
Chez STELLARIUS nous avons fait le choix de l'ERP Odoo notamment pour sa capacité d'exportation et d'importation. Odoo permet même d'importer des données liées entre elles ce qui est très pratique dans le quotidien de l'entrepreneur.
A vous de jouer!
Nous espérons vous avoir apporté quelques éléments sur les critères de choix de votre solution de gestion. Allez immédiatement vérifier les capacités d'importation et d'exportation de votre progiciel de gestion.