Chez STELLARIUS, en complément de notre prospection dite « organique », nous collaborons régulièrement avec des prescripteurs : experts-comptables, consultants, prestataires IT, agences ou partenaires métiers, qui identifient chez leurs clients des situations où Odoo peut réellement apporter de la valeur.
Si vous êtes dans ce cas, une question revient très souvent :
Quelles informations dois-je collecter pour permettre à un intégrateur Odoo de comprendre le besoin réel de mon client et de lui proposer une solution adaptée ?
Cet article a pour objectif de vous fournir une méthode simple, progressive et concrète pour recueillir le besoin, sans être expert de l’ERP.
Le cas étudié : une entreprise de SAV en phase de croissance
Prenons un exemple courant.
Votre client est une petite entreprise de réparation de matériel informatique et d’appareils électroménagers.
Elle :
réalise des interventions SAV pour des revendeurs locaux,
vend ses propres produits,
assure le service après-vente associé,
commence à gérer des contrats de maintenance B2B.
Jusqu’ici équipée principalement d’un logiciel de gestion commerciale, l’entreprise rencontre aujourd’hui des difficultés à :
suivre efficacement ses interventions,
gérer son stock et les pièces utilisées,
piloter ses contrats de maintenance,
absorber la croissance sans multiplier les tâches manuelles.
C’est typiquement dans ce contexte qu’un ERP comme Odoo devient pertinent.
1.Comprendre l’existant
Objectif
Comprendre comment l’entreprise fonctionne aujourd’hui, avant d’imaginer une solution future.
Questions à poser
Quel logiciel de gestion utilisez-vous actuellement ?
Quelles tâches sont encore réalisées manuellement (Excel, papier, emails) ?
Comment sont suivies les interventions aujourd’hui ?
À partir de quand la gestion est-elle devenue problématique ?
Quel matériel informatique est utilisé ?
PC fixes ou portables
imprimantes
scanners de codes-barres
tablettes ou smartphones
Pièges à éviter
Se contenter d’un discours général sans voir l’outil actuel.
Sous-estimer le poids des tâches manuelles historiques.
Ne pas identifier les vrais irritants du quotidien.
Livrables à récupérer
Nom du logiciel actuel
Exemples de documents (factures, devis, bons d’intervention)
Capacités d’export du logiciel :
clients
fournisseurs
produits
plan comptable
FEC
2. Identifier les collaborateurs impliqués
Objectif
Savoir qui intervient dans l’activité et qui utilisera Odoo.
Questions à poser
Combien de salariés composent l’entreprise ?
Existe-t-il des prestataires externes ?
assistante administrative indépendante
assistante comptable
cabinet d’expertise comptable
Qui :
gère les devis et factures ?
planifie les interventions ?
gère le stock ?
échange avec les clients ?
Pièges à éviter
Oublier les prestataires externes.
Sous-estimer le nombre réel d’utilisateurs.
Confondre utilisateurs quotidiens et utilisateurs occasionnels.
Livrables à récupérer
Liste des collaborateurs
Rôles principaux de chacun
Estimation du nombre d’utilisateurs Odoo
3. Identifier la typologie de clients
Objectif
Comprendre à qui l’entreprise vend et dans quels contextes.
Questions à poser
Travaillez-vous avec des clients B2C ?
Travaillez-vous avec des clients B2B ?
Existe-t-il plusieurs types de clients B2B ?
magasins d’électroménager
entreprises sous contrat de maintenance
collectivités ou autres structures
Les conditions commerciales sont-elles différentes selon le type de client ?
Pièges à éviter
Ne voir que le client principal.
Oublier les cas marginaux mais structurants.
Ignorer les spécificités B2B (contrats, SLA, facturation récurrente).
Livrables à récupérer
Typologie des clients
Exemples de factures B2B et B2C
Conditions commerciales spécifiques
4. Identifier précisément ce qui est vendu
Objectif
Qualifier les flux métier réels à gérer dans Odoo.
Questions à poser
Vendez-vous :
des produits ?
des services ?
des interventions techniques ?
Existe-t-il plusieurs types d’interventions ?
diagnostic
réparation
remplacement
forfait
Certains produits ou équipements ont-ils :
un code-barres ?
un numéro de série ?
Y a-t-il une notion de garantie ?
Pièges à éviter
Mélanger produits et services sans distinction.
Oublier les notions de numéros de série et de garanties.
Ne pas formaliser les types d’intervention.
Livrables à récupérer
Liste des produits
Liste des types d’intervention
Exemples de bons d’intervention ou SAV
5. Les moyens de paiement
Objectif
Identifier les flux financiers à gérer.
Questions à poser
Quels moyens de paiement utilisez-vous ?
chèque
carte bancaire
virement
prélèvement
Certains moyens sont-ils réservés à certains clients ?
Pièges à éviter
Ne penser qu’à la facturation et pas aux règlements.
Oublier les délais et conditions de paiement.
Livrables à récupérer
Liste des moyens de paiement
Conditions de règlement
6. La gestion des stocks
Objectif
Comprendre la complexité réelle du stock, souvent centrale en SAV.
Questions à poser
Comment le stock est-il géré aujourd’hui ?
logiciel
Excel
manuel
Y a-t-il un responsable du stock ?
Existe-t-il plusieurs emplacements ?
atelier
boutique
stock SAV
Utilisez-vous des scanners de codes-barres ?
Comment sont gérés :
les retours
les pièces défectueuses
le matériel de remplacement ?
Pièges à éviter
Sous-estimer le stock SAV.
Oublier la gestion des retours et échanges.
Ne pas distinguer stock vente et stock intervention.
Livrables à récupérer
Export produits
Inventaire actuel
Liste des emplacements (même informelle)
7. La comptabilité
Objectif
Anticiper l’interface entre Odoo et la comptabilité.
Questions à poser
Travaillez-vous avec un cabinet d’expertise comptable ?
Disposez-vous d’une assistante comptable ?
Comment transmettez-vous aujourd’hui les éléments comptables ?
exports
envoi de factures
accès direct à l’outil
Pièges à éviter
Ignorer les contraintes du cabinet comptable.
Reporter trop tard les questions comptables.
Livrables à récupérer
Organisation comptable
Exemples d’exports
Plan comptable ou FEC si disponible
8. Identifier les axes d’amélioration
Objectif
Faire émerger les vrais enjeux du projet.
Questions à poser
Qu’est-ce qui vous fait perdre le plus de temps aujourd’hui ?
Quelles erreurs reviennent souvent ?
Où manquez-vous de visibilité ?
Qu’aimeriez-vous améliorer en priorité ?
Pièges à éviter
Se focaliser uniquement sur l’outil.
Négliger l’impact organisationnel.
Livrables à récupérer
Liste des irritants
Priorités exprimées par le dirigeant
En conclusion
En suivant cette démarche, vous serez en mesure de fournir à un intégrateur une expression du besoin claire, structurée et exploitable.
Chez STELLARIUS, ce travail constitue la base pour :
challenger les hypothèses,
affiner le périmètre fonctionnel,
proposer une démonstration pertinente,
établir un devis réaliste et adapté.
Un bon recueil du besoin en amont est l’un des facteurs clés de réussite d’un projet ERP Odoo, en particulier dans des contextes de SAV et de maintenance.